#Teaminterview | Was macht eigentlich ein*e Office Manager*in und Team Assistent*in?

Datum: 3. August 2023
Autor*in: Christine Pfleger


„Der Umgang mit Menschen liegt mir einfach!“

Unser Format #Teaminterview gibt Einblicke in unsere Arbeit und stellt die Menschen hinter den einzelnen Bereichen bei infomax vor. Wie funktionieren unsere Teams, und wie arbeiten sie zusammen?

Nach den Teams Konzept & Innovation, Portalentwicklung und Produktentwicklung sprechen wir mit unserer Office Managerin und Team-Assistentin Veronika Zieglgänsberger. An Vroni führt im positivsten Sinne kein Weg vorbei: Am Empfang ist sie nach ihren eigenen Worten „das Erste, was die Kolleginnen und Kollegen am Morgen sehen und das Letzte, wenn sie gehen.“ Und sie ist zentrale Anlaufstelle für alle großen und kleinen Themen und Sorgen. Egal wer welches Anliegen hat: Vroni findet immer einen Weg.

Vroni, gib uns bitte einen kurzen Einblick in Deinen Aufgabenbereich als Office Managerin und Team Assistentin.
Was sind deine typischen täglichen Aufgaben?

Die wichtigste Aufgabe des Tages ist meine erste Aufgabe – ich schalte die Kaffeemaschine ein 😊 – dann läuft alles. Und sobald die Küche in Schuss ist, fahre ich mein Notebook hoch, prüfe unsere Mailpostfächer und schaue, was mich an diesem Tag erwartet, ob es beispielsweise aus dem Team Anforderungen und Wünsche gibt. Grundsätzlich kümmere ich mich um unsere Büros und das gesamte Team, ob sie nun am Firmensitz hier in Grassau, in der Bremer Niederlassung oder remote arbeiten, und sorge für einen (hoffentlich) reibungslosen Ablauf. Zu meinen Aufgaben zählen alle Tasks rund um den Empfang, die Unterstützung der Geschäftsführung, interne und externe Veranstaltungen, Buchhaltungs- und HR-Themen, Reisebuchungen für Geschäftsführung und Team, Bestellungen aller Art, die Koordination der Büroreinigung, Wartungen rund ums Haus, Koordination von Lieferanten, Post und Hardwareverwaltung. Kurz zusammengefasst bin ich die zentrale Anlaufstelle für sämtliche Themen bei infomax, ob extern oder intern, und bin da, wo und wann immer man mich gerade braucht. Und das mit großer Freude, denn die Arbeit am und mit Menschen liegt mir einfach.
An mir führt also kein Weg vorbei, und auch für Bewerber*innen bin ich der erste Kontakt – von mir erhalten sie die Eingangsbestätigung, und mit mir sind sie auch im weiteren Verlauf in Kontakt – inklusive der ersten Wochen, wo ich das Onboarding organisatorisch begleite.

„Man weiß am Morgen nie, was im Lauf des Tages auf einen zukommt. Und das ist gut so!“

Vroni über ihren Job als Office Managerin und Team-Assistentin

… und welche sind eher untypisch, sind aber auch schon mal bei dir gelandet?

Gute Frage! Ich komme ursprünglich aus der Hotellerie – da könnte ich gleich so einige Situationen aufzählen! Aber bei infomax fallen mir spontan nur wenige untypische Aufgaben ein:

  • Die Begleitung der Bauphase unseres Bürogebäudes in Grassau 2019 bis 2020 – eine tolle Erfahrung, ich habe viel gelernt!
  • die Rasenbewässerung nach dem Umzug – stündlich versetzten Robert und ich den Rasensprenger entlang der frisch angesäten Wiese!
  • die Bestattung von Vögeln, die die Büroscheibe übersehen haben – du und ich haben ihnen einen würdevollen Abschied bereitet!
  • zahllose Serverneustarts und Brandschutztüren, die nach Stromausfällen wieder geöffnet werden mussten
  • Die Verteidigung unseres Parkplatzes vor unberechtigt Parkenden und unsere Parkplatzleuchten, die immer wieder einmal umgefahren werden – ich bin in regem Austausch mit dem Elektriker und der Polizei!

„Rasenbewässerung, würdevolle Vogelbestattungen und Parkraumüberwachung“

Welche sind deine Lieblingsaufgaben im Job?

  • Ich bin gern im Team und sehr gern unter Leuten. Daher freue ich mich sehr, wenn wir Kundenmeetings im Büro haben – dann rührt sich was!
  • Und auch die Reiseplanungen und Seminarbuchungen fürs Team und die Organisation all unserer Events machen mir Spaß. Vor allem unsere imx.Conference im letzten Sommer, die ich zusammen mit Dir, Christine, organisieren durfte 😊, war eine tolle Erfahrung!
„Ich bin gern unter Leuten.“

Welche Voraussetzungen und Fähigkeiten sollte man als Office Manager*in und Team Assistent*in mitbringen?

  • Kommunikation 😊
  • Teamfähigkeit
  • Organisationstalent
  • Zeitmanagement und ein Gefühl für Prioritäten
  • Kreativität, die ist bei manchen Situationen tatsächlich notwendig 😉
  • immer ein offenes Ohr
  • Flexibilität und Spontanität
  • einen Blick für den Menschen und das ganze Unternehmen
  • Einfühlungsvermögen und Empathie
  • Freude an der Tatsache, dass nicht jeder Tag gleich ist 😉

Du kommst ursprünglich aus der Hotellerie. Was unterscheidet Deinen heutigen Arbeitsplatz und Aufgabenbereich von früheren – und was ist gleich?

Ich bin jetzt doch etwas näher am Papier als am Menschen – um deine Aussage in deinem Interview aufzugreifen, Christine (Veröffentlichung folgt). Die letzten Jahre war ich am Empfang im Hotel tätig, und der große Unterschied ist, dass der „Gästekontakt“ nicht mehr in dem Maße vorhanden ist. Der Umgang mit Menschen war mein Haupt-Aufgabengebiet.

Allerdings ist mein Aufgabengebiet jetzt spannender und vielfältiger, weil ich eine große Bandbreite an Themen und viel mehr Schnittstellen in unterschiedliche Bereiche habe – eine wesentliche ist die zur Geschäftsführung. Ich unterstütze die Geschäftsführer direkt und stimme mich in Jour fixes regelmäßig mit Robert ab, in denen wir die nächsten Tage und Wochen planen.

Gleich hingegen ist, dass man am Morgen nie weiß, was im Laufe des Tages auf einen zukommt. Und das ist gut so!

Was hat dich denn dazu bewogen, zu infomax zu kommen – und zu bleiben?

Nach der Hotellerie war ich in einem großen Konzern. Doch ich wollte keine kleine Nummer und Assistentin von XY mehr sein – bei infomax bin ich „die Vroni“.

Zu bleiben bewegt mich das Team, in dem ich mich sehr wohl fühle und die Abwechslung, die meine Stelle einfach jeden Tag mit sich bringt.

„Die Kombination aus Team-Assistenz und Office Management macht es aus.“

Bei dir ist kein Tag gleich, jeden Tag gibt es andere Herausforderungen für das Team zu lösen, und du bist ständig im Austausch mit anderen – ob am Telefon, Notebook oder persönlich. Da ist am Feierabend und an den Wochenenden wohl Entspannung und Ruhe angesagt?

Man ahnt es schon, aber Entspannung und Ruhe sind eher selten angesagt. Ich bin auch in meiner Freizeit sehr kommunikativ, unternehmenslustig und habe Freude an abwechslungsreichen Wochenenden –  und die sind garantiert: Mit verschiedenen Ehrenämtern, Musikspielen, Reisen, Unternehmungen mit Freunden und Familie wird es nicht langweilig 😉!

Wenn man deinen Arbeitsalltag als Playlist darstellen würde, welche Titel dürfen da auf keinen Fall fehlen?

Meine Playlist ist sehr abwechslungsreich, da ist aus jedem Genre was dabei – von Mediationsmusik bis hin zu Rock – so wie mein Arbeitsalltag. Spontan fallen mir „Happy“ von Pharrell Williams und „So what“ von Pi!nk ein.

   

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infomax-Playlist „Good vibes“ by Vroni

Du reist gerne – gerade warst du auf Kreuzfahrt in Skandinavien. Welche Reiseziele interessieren dich noch?

Nach meiner Ausbildung habe ich mir vorgenommen, mich vom Ende der Welt bis nachhause „durchzureisen“ , solange ich noch jung, frei und unabhängig bin. So habe ich eine Weltreise ans andere Ende der Welt nach Australien und Neuseeland unternommen. Weitere Ziele sind auf der Bucket List, unter anderem Brasilien, aber auch in Europa.

„Ich habe grundsätzlich einmal angefangen, mich von fern nach nah „durchzureisen“.

„Von der Ferne in die Nähe“ ist eine gute Überleitung für ein kleines gemeinsames Spiel zum Abschluss: Denn „Von der bayerischen Provinz in die Welt und zurück“ – das trifft auf uns beide zu, Vroni.
Wir haben das Stadt-Land-Fluss-Spiel ein bisschen abgewandelt, damit wir unseren in Dorf und Stadt gesammelten Erfahrungsschatz gut unterbringen können. Pack ma’s!

„infomax-Aufgaben mit F: Fortbildung und Feiern“

Vielen Dank für das Gespräch!

Mehr #Teaminterviews?

Was macht man eigentlich als Konzepter*in, als Projektmanager*in, UX-Designer*in oder Entwickler*in bei infomax? Wie arbeiten die einzelnen Bereiche zusammen, und welche Menschen stecken hinter dem Team infomax?

Um Einblick in unsere Arbeit zu geben und unser Team vorzustellen, haben wir die #Teaminterviews ins Leben gerufen: Wir kommen mit Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch und unterhalten uns über die Aufgaben, Herausforderungen und Besonderheiten in ihren jeweiligen Bereichen. Und lernen sie nebenbei als Menschen besser kennen.

Zu allen bisherigen Teaminterviews: https://www.gradextra.de/tag/teaminterview/

Auch Lust, im #Teaminfomax zu arbeiten?

Wir wachsen und suchen neue Kolleginnen und Kollegen für unser Team. Gleich informieren und bewerben!


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