#Teaminterview | Was macht eigentlich das Projektmanagement bei infomax?

Datum: 14. September 2023
Autor*in: Verena Schmuck
Datum: 14. September 2023
Autor*in: Christine Pfleger


In unserem Format #Teaminterview geben wir einen Einblick in unsere Arbeit und stellen die Menschen hinter den einzelnen Bereichen bei infomax vor. Wir beschreiben, wie unsere Teams funktionieren und wie sie zusammenarbeiten.

Dieses Mal steht das Team vom Projektmanagement an. Anders als bei den vorherigen Interviews haben wir uns diesmal alle über Zoom ausgetauscht. Das trotz der Distanz ein richtig gutes Gespräch entstanden ist, ist auch der Tatsache geschuldet, dass unser PM-Team immer über die Standorte Grassau und Bremen sowie komplett remote zusammenarbeitet und daher sehr eingeübt darin ist, über die Distanz als Team zu funktionieren.

Sabine, Elli, Vera und Anton geben uns einen Einblick in das Projektmanagement bei infomax.

Was macht das Projektmanagement bei infomax?

Sabine: Wir sind die zentrale Schnittstelle und erster Ansprechpartner für Kunden, aber auch für die Kolleg*innen aus den anderen Abteilungen. Wir kommunizieren, spezifizieren, dokumentieren, testen und erstellen Angebote.

Elli: Wir behalten den Überblick über die Projekte, koordinieren die Abteilungen und Tasks und behalten dabei das Budget, den Zeitrahmen sowie die Ziele des Kunden im Blick. Der Projektmanager (PM) ist der Puppenspieler, der wirklich alle Fäden in der Hand hat und guckt was, welche Abteilung (welche Puppe), wie macht, zu welcher Zeit, und das Publikum als auch die Zeit seines Theaterstücks im Auge hat.

„PM als Puppenspieler*in“

Vera: Eigentlich ist schon fast alles gesagt… Wir sind zum einen das Sprachrohr der Kunden nach innen und versuchen nach außen immer die beste Lösung für die Bedürfnisse unserer Kunden in der aktuellen Situation zu finden.

Anton: Zusammenfassend: Beraten, Übersetzen (Kunden<>Entwickler), Spezifizieren, Angebote legen, Testen und Anschiss abholen. 😉

Könnt ihr ein paar konkrete Aufgaben nennen, die bei Euch landen?

Vera:

  • Abstimmung und Spezifikation von Anforderungen für die Umsetzung
  • Einholen von Aufwandschätzungen
  • Abstimmung und Verfassen von Angeboten
  • Koordinierung und Testing der Umsetzungen
  • Vorbereitung und Durchführung von Kundenterminen (regelmäßige Jour fixes oder projektbezogen z.B. Kick-Off)
  • Überwachung des Aufwands-Projekt-Controlling
  • Erstellung von Abrechnungen
  • Ausarbeitungen von Dokumentationen

Wie lange dauert denn eigentlich ein Projekt?

„Es kommt darauf an.“

Elli: Wir versuchen, die einzelnen Phasen von Konzeption über Design und Frontendentwicklung so gut wie möglich parallel zu machen. Wenn also ein oder mehrere Module in der Konzeption fertig ist, kann man es weitergeben ins Design und dann ins Frontend, so dass es peu à peu in kleinen Häppchen durchgeht. Trotzdem vergehen gern 6-9 Monate, bis so ein Projekt durch ist.

Sabine: Die Frage nach einer Projektdauer lässt sich nur schwer pauschal beantworten. Gerade wenn du noch externe Player wie z.B. Agenturen hast. Außerdem hängt die Projektlaufzeit natürlich auch immer stark von der Dauer Einpflege ab.

Elli: Es müssen alle Rädchen ineinandergreifen, dass es funktioniert. Externe Dienstleister haben natürlich auch eigene Projekte und Termine, die sie mit uns koordinieren müssen. Das kann dann einfach mal dauern und es werden zusätzliche Kommunikationsschleifen nötig, vor allem wenn mehrere externe Dienstleister aus unterschiedlichsten Bereichen zusammenarbeiten, sei es Datenlieferanten, Berater, SEO-Agenturen.

Sabine: Auch unsere Kunden sind ein entscheidender Faktor. Manche sind total engagiert und es läuft reibungslos. Für andere ist es möglicherweise aufgrund der Organisationsstruktur ein Projekt nebenher und entsprechend kann die Einpflege länger dauern oder das Treffen von Entscheidungen zieht sich hin.

Wie schaut ein typischer Arbeitstag einer Projektmanagerin oder eines Projektmanagers aus?

Anton: Die Tage können sehr unterschiedlich sein, je nachdem, ob man gerade in einem Projekt ist oder nicht und wenn, in welcher Projektphase. Ein Arbeitstag kann aus Dailys mit dem Projektteam, Termine mit Kunden, Sichtung von Tickets, Testings, Spezifikationen, Dokumentationen, Angebotslegung und vielem mehr bestehen.

Sabine: Jeder Tag ist anders. Grundsätzliche verschaffe ich mir morgens erst einmal einen Überblick über E-Mails und Tickets und was heute Priorität hat. Das ist sehr unterschiedlich, je nachdem ob man gerade ein Projekt (oder auch mehrere) am Laufen hat und in welcher Projektphase diese sind. Manche Tage sind geprägt von Terminen (Statustermine im Projekt, feststehende Jour fixe Termine) und Abstimmungen aller Art. Andere Tage sind ruhiger mit Fokus auf das Ausarbeiten von Spezifikationen oder Dokumentationen.

Wie ist das Projektmanagement ins Große & Ganze bei infomax einzuordnen, und wo gibt es Schnittstellen?

Anton: Wir sind „im Auge des Sturms“. Das Projektmanagement hat Schnittstellen zu allen Bereichen.

Sabine: Ja, wir sind Ansprechpartner für „alle Seiten“ – sowohl den Kunden als auch zu den anderen infomax-Abteilungen, aber auch zu anderen Dienstleistern und behalten immer den Überblick.

Vera: Wir haben eigentlich immer unsere Finger im Spiel und sind ständig mit allen Bereichen in Kontakt, vermitteln und koordinieren, je nach Projektphase mal hier, mal da ein bisschen mehr.

Gibt es irgendwohin keine Schnittstellen im Haus?

Anton: Im Laufe einer Projektmanagerkarriere kommt man an jeder Abteilung irgendwann zwangsläufig vorbei. Unsere Tätigkeit geht bis in die Buchhaltung: Wir erstellen Vorschaurechnungen und sind dann gegenüber Kunden für Rechnungen erster Ansprechpartner.

„Als Projektmanager*in kommt man an jeder Abteilung vorbei“

Welche Fähigkeiten zeichnen eine*n gute*n Projektmanager*in aus?

Anton:

  • Kommunikationsfähigkeit
  • die Fähigkeit, Dinge weiter zu denken
  • gewisses technisches Verständnis

Sabine:

  • Organisation und strukturiertes Arbeiten
  • Flexibilität
  • die Fähigkeit, Kontextwechsel (Kunden, Projekte, Tickets) zu bewerkstelligen
  • Kommunikationsfähigkeit
  • ein gewisses technisches Verständnis

Vera:

  • Den Überblick behalten
  • flexibel auf neue Situationen reagieren
  • Prioritäten setzen
  • Diplomatie und Fingerspitzengefühl
  • Standhaftigkeit – weil man ständig zwischen den Stühlen steht 😉

Elli: Ganz wichtig ist erstmal Ruhe bewahren, erstmal gucken, was wirklich los ist. Sich einen Überblick verschaffen. Ein*e Projektmanager*in im Panikmodus ist kein gutes Ergebnis. Da muss man Gelassenheit und Entspanntheit mitbringen und sich erstmal organisieren und gucken was so los ist. Also Organisation, strukturiertes Arbeiten, eine gewisse Entspanntheit und Kommunikationsfähigkeit sollte man mitbringen. Du kommst morgens ins Büro oder an deinen Arbeitsplatz und man weiß nicht, was einen am Tag erwartet. Da muss man einen kühlen Kopf behalten und es schaffen sich zu organisieren.

„Ruhe bewahren und Gelassenheit mitbringen“

Habt ihr ein Lieblingsprojekt? Falls ja, welches – und warum gerade das?

Anton: Meine Lieblingsprojekte sind Alpenwelt Karwendel (schöne und „stabile“ Seite), Chiemgau-Framework (Heimatregion) und Tirol (großer Kunde).

Sabine: Eine schwierige Frage. TMV (Tourismusverband Mecklenburg-Vorpommern): Mein erster Kunde und mein erstes großes Relaunch Projekt. Seitdem eine tolle und vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit immer neuen Projekten und Herausforderungen.

STM (Stuttgart Marketing- und Tourismus GmbH): Auch einer meiner ersten Kunden. Bei der STM ist immer was los – viele kleine und größere Projekte. Vertrauensvolle und tolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe.

Vera: Das erste eigene Relaunch-Projekt wird wohl immer etwas Besonderes bleiben, bei mir ist es das NTS-Framework (Nordsee-Tourismus-Service GmbH).

Elli: Mein Lieblingsprojekt sind die Hamburger (HHT – Hamburg Tourismus GmbH). Ich arbeite total gerne mit den Hamburgern zusammen. Jedes Projekt ist eine Herausforderung. Bei den Projekten hängt auch etwas dahinter, wenn zum Beispiel die Buchungsstrecke nicht funktioniert, hängt die Existenz der HHT daran. Da muss man nochmal mit einem anderen Auge draufgucken. Aber es ist viel zu tun man springt zwischen unterschiedlichen Task und unterschiedlichen Hamburgprojekten mit unterschiedlichen Status hin und her. Die Tasks gilt es, zu koordinieren und priorisieren.  

„Jedes Projekt bei der HHT ist eine Herausforderung“

Inwiefern spielt die menschliche Komponente in der Zusammenarbeit bei Projekten in der eine Rolle?

Anton: Es ist wichtig mit dem Kunden ein gutes Verhältnis zu haben. In Relaunch-Projekten gibt es immer auch schwierige Phasen. Da führt kein Weg dran vorbei. Deswegen braucht es eine stabile Basis, auf dem das Verhältnis aufbaut. Wenn die Basis da ist, übersteht man auch gemeinsam die schwierigen Phasen. Vertrauen und Verständnis füreinander spielt auch eine große Rolle. Um die Kundenbeziehung aufrecht zu erhalten, ist ein regelmäßiger und persönliche Austausch notwendig.

Vera: Auf Augenhöhe mit dem Kunden zu arbeiten, ist eine Herausforderung und Eigenschaft, die ein*e Projektmanager*in mitbringen muss. Man muss sich auf unterschiedliche Kunden einstellen mit unterschiedlichen Rollen und Fachwissen. Wenn es menschlich passt, fällt das deutlich einfacher.  

Elli: Je nachdem, ob der*die Projektmanager*in es schafft sich auf den Kunden einzustellen und gemeinsam auf Augenhöhe zukommen, steht und fällt das Projekt. Denn nur dadurch kann ein offenes, ehrliches und gutes Verhältnis entstehen. Es gilt jeden Kunden abzuholen, egal wie tief das fachliche Wissen ist.  

Sabine: Ein gegenseitiges Verständnis sowie ein offener und ehrlicher Umgang ermöglicht es auch kritische Themen leichter anzusprechen und eine gemeinsame Lösung zu finden. Die gesamte Zusammenarbeit beruht auf der zwischenmenschlichen Basis.

Wie bildet ihr euch weiter? Welches Thema habt ihr euch zuletzt angeeignet?

Anton: Zum einen tauschen wir uns alle zwei Wochen in einem PM-Meeting aus. Jeder kann Themen einbringen, wenn es zum Beispiel neuen Entwicklungen bei seinen Kunden gibt oder man etwas Neues entdeckt hat. Zum anderen haben wir unsere Lunch and Learn-Termine, die wir nutzen, um Wissen ins Team zu bringen. Zuletzt habe ich mich mit dem Google Tag Manger und GA4 beschäftigt.

„Jeder kann Themen ins PM-Meeting einbringen.“

Sabine: Das ist ganz unterschiedlich – zu bestimmten Themen informiere ich mich online oder nehme an Konferenzen teil. Auch die interne Wissensvermittlung, wie z.B. unserem Lunch & Learn trägt zur stetigen Weiterbildung bei. Viel Austausch und Wissenstransfer findet auch untereinander statt. Zuletzt habe auch ich mich intensiv mit GA4 und dem Google Tag Manager auseinandergesetzt.

Vera: Ich beschäftige mich für ein Kundenprojekt gerade etwas intensiver mit KI oder genauer gesagt LLM (Large Language Models), das ist spannend, aber leider auch ein ziemliches Rabbit Hole. Ansonsten versuche ich mit Newslettern auf dem Laufenden zu bleiben und steige bei Bedarf hauptsächlich über Online-Recherche tiefer in ein Thema ein.

Wie seid ihr eigentlich zu infomax gekommen? Und wo musstet ihr euch einarbeiten?

Sabine: Ich habe Tourismus-BWL studiert und bin vor infomax auf Kundenseite bei der TASH als Trainee für Auslandsmarketing eingestiegen und bin dann in das Onlinemarketing gerutscht, weil da Bedarf war. Elli war damals die verantwortliche Projektmanagerin bei infomax und irgendwann kam die Frage auf, ob ich es mir vorstellen könnte „die Seite zu wechseln“. Ich hatte zu Beginn den Vorteil, das CMS und die technologische Plattform schon zu kennen, jedoch musste ich mich an die Strukturen gewöhnen und auch der technische Background ist tiefer geworden. Nach wie vor muss man sich in Themengebiete einarbeiten. Neue Berührungspunkte gibt es immer. Aber das macht die Arbeit so abwechslungsreich und herausfordernd.

„Vom Kunden zum Dienstleister“

Anton: Ich habe auch Tourismusmanagement studiert und habe danach eine Weiterbildung zum Online-Marketing-Manager gemacht. Früher war ich auf Kundenseite bei Bayern Tourismus in der Onlineredaktion tätig, hatte dort meine Schnittstelle zu infomax und habe dort für sie die Tickets eingestellt. Dann kam der Schritt zu infomax und ich habe auf die dunkle Seite der Macht gewechselt. Ich kannte die Systeme, das CMS (Content-Management-System) und das Ticketsystem. Aber es ist was ganz anderes, wenn man dafür verantwortlich ist, dass das Ticket bearbeitet wird und gut wird. Es laufen viele Sachen im Hintergrund, die man auf Kundenseite nicht auf dem Schirm hat, wie Schnittstellenanbindungen, Datenherkunft und -verwendung. Das Wissen muss man sich dann aneignen.

„Vom Tourismusmanagement-Studium zum Projektmanager“

Vera: Ich habe Internationales Tourismusmanagement studiert. Ich war nicht direkter Kunde, hatte aber über die Jahre mehrmals Kontakt mit infomax. Während der Corona-Pandemie war ich bei einem Reiseveranstalter, da gab es viele Umbrüche und so habe ich dann auch nach einer Veränderung gesucht – ohne mich räumlich verändern zu müssen. Das hat dann wunderbar gepasst. Durch meine vorherige Tätigkeit als Product Owner bekam ich einen anderen Blickwinkel auf die Bearbeitung von Webseiten und Softwareprojekte. Dort hatte ich einen dichteren Draht zu den Entwicklern, und lernte den Umgang mit dem Entwickler-Team und ihre agile Arbeitsweise bereits kennen. Neu bei infomax war für mich die Projekt-Parallelität und das Vorgehen und die Prozesse in einer Agentur.

„Über die Jahre hatte ich mehrmals Kontakt zu infomax“

Elli: Ich habe Tourismuswirtschaft mit Schwerpunkt IT studiert und hatte schon während meines Studiums ein gutes Jahr Praktikum in einer Agentur gemacht. Dort lernte ich bereits das Agenturleben als auch Ticket- und Content-Management-Systeme und deren Logik dahinter kennen. Nach meinem Studium war eine Projektassistentenstelle bei infomax ausgeschrieben, auf die ich mich beworben habe. Ich wurde zum Vorstellungsgespräch eingeladen und habe dort angefangen.

„Nach meinem Studienabschluss gings direkt zu infomax“

Reist ihr gerne privat, und wenn ja, wohin? Was war euer bisher schönstes Reiseerlebnis – und welches Urlaubsziel habt ihr noch vor euch?

Anton: Reisen ist eine große Leidenschaft von mir. Mein Ziel: Immer mehr Länder besucht zu haben, als ich Jahre alt bin.

Sabine: Verreisen ist für meine Familie und mich immer etwas Besonderes, weil wir mehr gemeinsame Zeit haben. Wir lieben Skandinavien (insbesondere Norwegen) und möchten dort gerne einmal Wale in der freien Natur beobachten. Unvergessen ist auch der Urlaub in Namibia mit meiner Schwester, als wir mit einem Jeep mit Dachzelten und ohne große Vorab-Planung unterwegs waren.

Vera: Ich hab schon recht viel gesehen – die Highlights waren auf jeden Fall USA, Brasilien und Südafrika, aber neue und ferne Ziele reizen mich im Moment wenig, Portugal geht auf jeden Fall immer! Wir bleiben auch gern in Deutschland oder den Nachbarländern, Dänemark, Österreich, Schweiz.

Elli: Ich bin schon immer viel gereist. Früher als Kind war ich viel mit meinen Eltern unterwegs. Später habe ich Fernreisen und Backpackertouren in Indien und der USA gemacht. Außer in Osteuropa war ich schon in fast jedem europäischen Land. Heute machen wir es ähnlich: Sobald Urlaub ansteht, wird der Bulli gepackt und dann geht es los. Aktuell sind unsere Reiseziele eher Deutschland und die Nachbarländer.

Wie sieht euer persönlicher Reise-Prozess aus?

Name



„Träumen“„Planen“„Buchen“„Erleben“
AntonInspiration durch Google Maps, Berichte etc.Planung mit Google Maps, TripAdvisor, Reiseblogs etc.Individuelle Buchung von Flug, ggf. Mietwagen, Ferienwohnungen oder HotelsViel zu Fuß unterwegs sein, um auch Orte außerhalb der Hauptsehenswürdigkeiten zu sehen; individuell unterwegs sein (keine geführte Touren, Gruppenreisen etc.)
SabineInspiration durch unterschiedliche Medien (offline und online)Online, ggf. Kontakt vor Ort (Vermieter, etc.)individuelle Buchung, i.d.R. onlineFamilienzeit, spontan sein und sich einfach treiben lassen, was anderes erleben als zuhause
VeraInspiration für Destinationen eher offline, gute Hotelangebote sind auch TriggerOnline über konkrete Google Suchen zu Aktivitäten, Google Maps, DMO-SeitenMöglichst direkt beim Anbieter und onlineSehr spontan, vor-Ort und unterwegs gern mal abbiegen und treiben lassen, oft auch mit dem Auto unterwegs und dann zu Fuß erkunden, Erholen steht im Vordergrund
ElliInspiration über verschiedene digitale Kanäle, manchmal KundenwebsitesGoogle Maps, SuchmaschinenOnline, wenn möglich direkt beim AnbieterZeit mit der Familie entspannt genießen, Spontan unterwegs sein mit dem Bulli

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„Gute Reise“

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Vielen Dank für das Gespräch!

Mehr #Teaminterviews?

Was macht man eigentlich als Konzepter*in, als Projektmanager*in, UX-Designer*in oder Entwickler*in bei infomax? Wie arbeiten die einzelnen Bereiche zusammen, und welche Menschen stecken hinter dem Team infomax?

Um Einblick in unsere Arbeit zu geben und unser Team vorzustellen, haben wir die #Teaminterviews ins Leben gerufen: Wir kommen mit Kolleginnen und Kollegen ins Gespräch und unterhalten uns über die Aufgaben, Herausforderungen und Besonderheiten in ihren jeweiligen Bereichen. Und lernen sie nebenbei als Menschen besser kennen.

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